Adjointe de direction

Soutenir et épauler de manière professionnelle, efficace et confidentielle  , des communications, du fonctionnement, des affaires personnelles et de la logistique, et ce, de façon autonome et en faisant preuve d'initiative, de tact, de jugement à partir de directives générales.

SOMMAIRE DU POSTE

Gérer différentes formalités administratives professionnelles et personnelles de façon autonome en s'assurant d'en faciliter et d'en améliorer le fonctionnement.

Assurer un suivi des appels, des courriels et du courrier relatif aux affaires.

Agir à titre de participant en rédigeant les comptes rendus ou les procès-verbaux de certaines réunions. Assurer le suivi des tâches assignées aux participants afin de faire rapport de l'état d'avancement avant la tenue d'une prochaine réunion.

Échanger de l'information de façon régulière avec les autres assistant(e)s de direction et participer à des activités communes.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative.

D'autres mandats pourraient être confiés à l'intérieur des compétences requises par cet emploi.

QUALIFICATIONS

· Minimum de dix (10) années d'expérience de travail, dont au moins cinq (5) années pertinentes dans un rôle similaire.

Autres:

Expertise de très haut niveau des logiciels Powerpoint et Microsoft Word

Excellente maîtrise des logiciels de bureautique tels que (Excel, Acrobat Pro)

Excellente maîtrise des technologies de rencontres virtuelles (Teams, Zoom…)

Excellente maîtrise des langues française et anglaise (à l’écrit comme à l’oral)

· Excellente aptitude pour la composition et la rédaction

COMPÉTENCES ET QUALITÉS PERSONNELLES

· Avoir un sens de l’organisation exceptionnel

· Faire preuve d’autonomie, de discrétion, d’initiative, de tact, de rigueur et de jugement;

· Avoir un bon sens des priorités et être méthodique;

· Être capable de respecter des échéanciers serrés et les imprévus;

· Aptitude à planifier, organiser et gérer les activités par priorité dans un environnement multitâches;

Description du poste

Soutenir et épauler de manière professionnelle, efficace et confidentielle le Président , des communications, du fonctionnement, des affaires personnelles et de la logistique, et ce, de façon autonome et en faisant preuve d'initiative, de tact, de jugement à partir de directives générales.

SOMMAIRE DU POSTE

Gérer différentes formalités administratives professionnelles et personnelles de façon autonome en s'assurant d'en faciliter et d'en améliorer le fonctionnement.

Rédiger, réviser ou améliorer des correspondances, lettre, rapports, matériel de présentation ou autres documents pouvant être de nature complexe et qui s'adressent à des destinataires internes ou externes. Faire ou améliorer la mise en page et la présentation et s'assurer de la justesse orthographique et grammaticale (françaiset anglais) ;

Assurer un suivi des appels, des courriels et du courrier relatif aux affaires du Président tant sur le plan corporatif que personnel;

Organiser l'agenda en fixant et confirmant les rendez-vous, les déplacements et voyages d'affaires en anticipant et en évitant les conflits d'horaire. Effectuer les rappels nécessaires concernant l'emploi du temps;

Voir à l'organisation, à la convocation et à la préparation des réunions en rédigeant l'ordre du jour, en préparant les documents relatifs aux dossiers à discuter/traiter, en exécutant des recherches d'informations ou de données, en préparant du matériel, etc.

Agir à titre de participant en rédigeant les comptes rendus ou les procès-verbaux de certaines réunions. Assurer le suivi des tâches assignées aux participants afin de faire rapport au Président de l'état d'avancement avant la tenue d'une prochaine réunion.

Participer à l'organisation et à la planification d'évènements.

Effectuer tout travail clérical pour le Président relié aux tâches et aux dossiers confidentiels ou à accès et diffusion limités;

Régler des affaires administratives et logistiques diverses pour le Président tant sur le plan corporatif que personnel;

Coordonner les voyages, lunch d’affaires, évènements et repas du président et toute leur logistique;

Maintenir un système efficace de classement des dossiers et documents physiques et virtuels.

Mandater des fournisseurs (traiteur, imprimeur, etc.) en s'assurant de bien définir les attentes.

S'assurer de la réalisation du mandat, et ce, à l'intérieur de l'enveloppe budgétaire et des spécifications de ce dernier.

Accueillir les invités et visiteurs du Président.

Échanger de l'information de façon régulière avec les autres assistant(e)s de direction et participer à des activités communes.

Agir à titre d'agent de liaison pour les communications entre le Président et les parties intéressées.

Accomplir temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative.

D'autres mandats pourraient être confiés à l'intérieur des compétences requises par cet emploi.

QUALIFICATIONS

· Scolarité: Diplôme d'études collégiales avec spécialisation en administration générale ou en bureautique. Toute formation supérieure ayant permis l'atteinte des compétences requises pourrait être considérée.

· Minimum de dix (10) années d'expérience de travail, dont au moins cinq (5) années pertinentes dans un rôle similaire. Une expérience dans une entreprise en dispositifs médicaux, domaine pharmaceutique, santé ou sciences de la vie est un atout;

Autres:

Expertise de très haut niveau des logiciels Powerpoint et Microsoft Word

Excellente maîtrise des logiciels de bureautique tels que (Excel, Acrobat Pro)

Excellente maîtrise des technologies de rencontres virtuelles (Teams, Zoom…)

Excellente maîtrise des langues française et anglaise (à l’écrit comme à l’oral)

· Excellente aptitude pour la composition et la rédaction

COMPÉTENCES ET QUALITÉS PERSONNELLES

· Avoir un sens de l’organisation exceptionnel

· Faire preuve d’autonomie, de discrétion, d’initiative, de tact, de rigueur et de jugement;

· Avoir un bon sens des priorités et être méthodique;

· Être capable de respecter des échéanciers serrés et les imprévus;

· S’adapter aux contraintes du Président;

· Aptitude à planifier, organiser et gérer les activités par priorité dans un environnement multitâches;

Adjointe de direction